Assurer la continuité : La remise des archives par l'ancien syndic

Dans le monde complexe de la gestion immobilière, le passage de témoin entre anciens et nouveaux syndics est une étape cruciale pour assurer la continuité et la stabilité au sein d'une copropriété. Au cœur de cette transition se trouve la remise des archives, un processus vital qui garantit que le nouveau syndic dispose de toutes les informations nécessaires pour assumer ses responsabilités efficacement. Voyons de plus près comment ce transfert d'archives devrait être géré de manière optimale.

Le cadre légal est posé par l'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965.

Le lendemain de l'assemblée générale désignant le nouveau syndic à ses fonctions, un courrier recommandé est envoyé à l'ancien syndic afin de lui rappeler ses obligations quant à la restitution des archives de la copropriété.

LES DELAIS :

• 15 jours à compter de la cessation de ses fonctions : Remise de la situation de trésorerie, des références des comptes bancaires du syndicat et des coordonnées de la banque.

• 1 mois à compter de la même date : Remise de l'ensemble des documents et archives du syndicat ainsi que, le cas échéant, l'ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble, dans un format téléchargeable et imprimable.

• 2 mois suivant l'expiration du délai mentionné ci-dessus : L'ancien syndic est tenu de fournir au nouveau syndic l'état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat, après apurement et clôture des comptes de l'exercice.

!!! La remise des archives est incluses dans la rémunération forfaitaire du syndic et ne peut faire l'objet d'une rémunération complémentaire. !!!!

ATTENTION : C'est au syndic sortant d'envoyer ces documents au nouveau syndic et non à ce dernier d'aller les chercher.

Rappel des documents existants habituels devant être remis :

• Règlement de copropriété et l'état descriptif de division de l'immeuble, avec leurs modificatifs le cas échéant,

• Document d'urbanisme,

• Liste à jour des copropriétaires de l'immeuble

• Contrats d'entretien, marchés de travaux,

• Conventions conclus avec des copropriétaires,

• Conventions conclues avec les propriétaires voisins (constitution de servitude, acquisitions ou alinéations)

• Eléments de comptabilité : Relevés bancaires, historique des comptes des copropriétaires, grands livres d'immeuble, factures d'honoraires du syndic, factures des fournisseurs et prestataires,

• Dossiers des procédures dans lesquelles le syndicat est partie,

• Registre des procès-verbaux des assemblées générales, avec leurs annexes (feuilles de présence, notifications, )

Le syndic sortant n'a aucun droit d'appréciation sur l'utilité ou la nécessité de la remise des pièces.

LES SANCTIONS ENCOURUES :

En l'absence d'exécution de ses obligations, le nouveau syndic doit adresser une mise en demeure avec accusé de réception.

Si la mise en demeure reste infructueuse, le nouveau syndic devra agir par voie judiciaire en saisissant le tribunal compétent :

Ordonner sous astreinte la remise des pièces

Condamnation au paiement des intérêts provisionnels dus à compter de la mise en demeure.

Si vous avez des questions ou interrogations n'hésitez pas à nous contacter directement en cliquant sur le bouton ci-dessous ou au 04.93.96.20.59

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